Częstotliwość szkolenia BHP pracowników biurowych nie wynika wyłącznie z nazwy stanowiska. Dla pracowników administracyjno-biurowych podstawowy cykl szkolenia okresowego wynosi sześć lat, ale zastosowanie tego terminu zależy od rodzaju pracy, warunków jej wykonywania i oceny ryzyka zawodowego.
Szkolenie wstępne BHP przed rozpoczęciem pracy w biurze
Szkolenie wstępne BHP odbywa się przed dopuszczeniem pracownika biurowego do pracy. Ma zapoznać go z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, zagrożeniami występującymi na danym stanowisku oraz metodami bezpiecznego wykonywania obowiązków.
Szkolenie składa się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Instruktaż ogólny obejmuje podstawowe przepisy i zasady BHP, przepisy przeciwpożarowe oraz zasady udzielania pierwszej pomocy. Instruktaż stanowiskowy dotyczy konkretnego stanowiska i uwzględnia czynniki środowiska pracy, ocenę ryzyka zawodowego, sposoby ochrony przed zagrożeniami oraz bezpieczne metody wykonywania pracy.
Odbycie obu części szkolenia pracownik potwierdza na piśmie. Potwierdzeniem jest karta szkolenia wstępnego przechowywana w aktach osobowych. Sama forma szkolenia, w tym szkolenie bhp dla pracowników biurowych online, nie zmienia obowiązku zrealizowania instruktażu ogólnego i stanowiskowego przed dopuszczeniem do pracy.
Instruktaż ogólny i stanowiskowy
Instruktaż ogólny przekazuje informacje wspólne dla wszystkich pracowników. Obejmuje podstawowe przepisy BHP, regulacje prawa pracy i zasady udzielania pierwszej pomocy.
Instruktaż stanowiskowy odnosi te zasady do konkretnego stanowiska. Uwzględnia występujące na nim zagrożenia, ryzyko zawodowe, sposoby ochrony oraz bezpieczne metody wykonywania pracy. Przy pracy na kilku stanowiskach może być wymagany dla każdego z nich.
Co ile lat pracownicy administracyjno-biurowi odbywają szkolenie okresowe?
Szkolenie okresowe BHP dla pracowników administracyjno-biurowych powtarza się co do zasady nie rzadziej niż raz na sześć lat. Służy utrwaleniu i aktualizacji wiedzy zdobytej w trakcie zatrudnienia oraz zapoznaniu z nowymi przepisami i rozwiązaniami organizacyjno-technicznymi dotyczącymi bezpieczeństwa pracy. Kończy się egzaminem sprawdzającym wiedzę i umiejętności.
Sześcioletni cykl dotyczy stanowisk prawidłowo zakwalifikowanych jako administracyjno-biurowe. Częstotliwość zależy także od warunków ryzyka występujących w pracy. Jeżeli rodzaj przeważającej działalności pracodawcy wiąże się z kategorią ryzyka wyższą niż trzecia albo ocena ryzyka zawodowego wskazuje na konieczność szkolenia, należy je zorganizować w terminie do sześciu miesięcy od wystąpienia tych okoliczności.
Przy planowaniu terminu trzeba więc uwzględnić nie tylko nazwę stanowiska, lecz także jego prawidłową kwalifikację i aktualne warunki ryzyka.
Kiedy pracownik biurowy może nie odbywać szkolenia okresowego?
Samo zakwalifikowanie stanowiska jako administracyjno-biurowego nie przesądza o zwolnieniu z okresowego szkolenia BHP. Zwolnienie może dotyczyć pracownika zatrudnionego u pracodawcy, którego przeważająca działalność należy do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia. Jeżeli ocena ryzyka zawodowego wskazuje na konieczność przeprowadzenia szkolenia, zwolnienie nie ma zastosowania.
Przed przyjęciem, że pracownik nie musi odbywać szkolenia, trzeba sprawdzić:
- rodzaj przeważającej działalności pracodawcy i przypisaną jej kategorię ryzyka;
- ocenę ryzyka zawodowego dotyczącą pracy wykonywanej na danym stanowisku;
- kwalifikację stanowiska — wyjątek odnosi się do pracowników administracyjno-biurowych, a nie do każdego stanowiska wykonywanego w biurze.
Jeżeli działalność pracodawcy mieści się w grupie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, a ocena ryzyka nie wskazuje na konieczność szkolenia, zwolnienie może obejmować danego pracownika. Nie wolno stosować tej zasady automatycznie do całej firmy ani wyłącznie na podstawie nazwy stanowiska. Ocena, czy zwolnienie ma zastosowanie, wymaga weryfikacji kwalifikacji działalności pracodawcy i oceny ryzyka zawodowego.
Jak kategoria ryzyka i rodzaj stanowiska wpływają na obowiązek szkoleniowy?
Przy ustalaniu obowiązku szkoleniowego trzeba zestawić dwa elementy: rodzaj stanowiska oraz poziom zagrożeń wynikający z oceny ryzyka zawodowego. Sama nazwa „praca biurowa” nie wystarcza, ponieważ pracownicy administracyjno-biurowi, robotniczy, inżynieryjno-techniczni i kierujący pracownikami należą do odrębnych grup szkoleniowych.
| Grupa stanowisk | Wskazany cykl szkolenia okresowego | Znaczenie ryzyka |
|---|---|---|
| Administracyjno-biurowe | Co 6 lat | Częstotliwość może zależeć od kategorii ryzyka działalności pracodawcy i oceny ryzyka na stanowisku |
| Robotnicze | Co 3 lata | Przy pracy szczególnie niebezpiecznej cykl może skrócić się do roku |
| Inżynieryjno-techniczne | Co 5 lat | Znaczenie ma charakter wykonywanych zadań i rozpoznane zagrożenia |
| Kierownicze | Co 5 lat | Znaczenie ma rodzaj stanowiska i zakres odpowiedzialności |
Kategoria ryzyka jest powiązana z rodzajem przeważającej działalności pracodawcy, natomiast ocena ryzyka zawodowego odnosi się do zagrożeń występujących przy konkretnej pracy. Jeżeli ocena wskazuje na potrzebę szkolenia albo działalność pracodawcy należy do grupy o wyższej kategorii ryzyka, zasad właściwych dla stanowisk administracyjno-biurowych nie należy stosować automatycznie.
Przed ustaleniem terminu szkolenia trzeba więc prawidłowo zakwalifikować stanowisko i uwzględnić aktualną ocenę ryzyka zawodowego. Dopiero zestawienie tych kryteriów pozwala określić właściwą częstotliwość i zakres szkolenia.
Pierwsze szkolenie okresowe po zatrudnieniu oraz dokumentowanie kolejnych terminów
Pierwsze szkolenie okresowe należy przeprowadzić w terminie zależnym od rodzaju stanowiska. Osoba zatrudniona na stanowisku kierowniczym powinna odbyć je do sześciu miesięcy od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku, a pracownik na innym stanowisku — do dwunastu miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku.
Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Termin trzeba zaplanować z uwzględnieniem organizacji szkolenia oraz formalnego potwierdzenia jego ukończenia.
Podstawowe dokumenty należy uporządkować następująco:
- szkolenie wstępne – potwierdza je karta szkolenia wstępnego;
- szkolenie okresowe – jego ukończenie potwierdza zaświadczenie;
- akta osobowe – zaświadczenie ze szkolenia okresowego przechowuje się w aktach osobowych pracownika;
- kontrola terminów – kolejne szkolenia należy monitorować w dokumentacji pracowniczej i planować przed upływem obowiązującego terminu.
Samo uczestnictwo w szkoleniu nie zastępuje dokumentu potwierdzającego jego ukończenie. Przy kontroli dokumentacji trzeba sprawdzić kartę szkolenia wstępnego, aktualne zaświadczenie ze szkolenia okresowego oraz przypisanie dokumentów do właściwego pracownika.
